Datenschutzhinweise für Bewerbende

Esri Deutschland GmbH
Ringstr. 7
85402 Kranzberg
Deutschland

Telefon: +49 89 207 005 1200
info@esri.de
Vertretungsberechtigte Geschäftsführung: Jürgen Schomakers, Thomas Kijftenbelt

Esri Schweiz AG
Josefstrasse 218
8005 Zürich
Schweiz

Telefon: +41 58 267 1800
info@esri.ch
Vertretungsberechtigte Geschäftsführung: Philipp Marty, Patrice Frey

Die Esri Deutschland GmbH und die Esri Schweiz AG haben eine Vereinbarung über eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Artikel 26 aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) geschlossen. Anlass hierfür ist der Entschluss beider Unternehmen, bestimmte Verantwortlichkeiten unternehmensübergreifend als zentrale Dienste (sog. Shared Services) aufzusetzen.

Gegenstand der Datenverarbeitung sind alle zur Umsetzung der Zusammenarbeit erforderlichen Datenverarbeitungsprozesse, insbesondere im Kontext des gemeinsamen Betriebs der erforderlichen Business-Systeme und einer zentral aus der Esri Deutschland GmbH heraus gesteuerten Personalabteilung.

Vorrangiger Hauptzweck der gemeinsamen Verarbeitung personenbezogener Daten ist es, den satzungsgemäßen Unternehmenszweck zu erfüllen.

Den Datenschutzbeauftragten der Esri Deutschland GmbH erreichst Du unter der oben für die Esri Deutschland GmbH genannten Adresse oder per E-Mail unter datenschutz@esri.de.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei Nutzung dieser Funktions-E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von dem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Du vertrauliche Informationen austauschen möchtest, bitten wir Dich daher zunächst über diese E-Mail-Adresse um direkte Kontaktaufnahme.

Den Datenschutzberater der Esri Schweiz AG erreichst Du unter den oben für die Esri Schweiz AG genannten Kontaktinformationen.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei Nutzung der Funktions-E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich vom Datenschutzberater zur Kenntnis genommen werden. Wenn Du vertrauliche Informationen austauschen möchtest, bitten wir Dich daher zunächst über diese E-Mail-Adresse um direkte Kontaktaufnahme.

Du hast die Möglichkeit, Dich über unsere Karriere-Webseite auf ausgeschriebene Stellen oder initiativ bei der Esri Deutschland GmbH und der Esri Schweiz AG zu bewerben. Du kommst eventuell auf einer Veranstaltung, wie z. B. einer Messe, mit einem Recruiter von uns ins Gespräch oder lässt Dich über einen Mitarbeitenden für eine Stelle empfehlen. In allen Fällen teilst Du uns personenbezogene Daten mit, die wir ausschließlich für den Bewerbungsprozess verarbeiten. Einige Bewerbungen erreichen uns auch per E-Mail oder auf dem Postweg. Deine personenbezogenen Daten, die Du uns auf den oben genannten Wegen zur Verfügung stellst, werden durch uns zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.

Deine Daten werden von uns nur rechtmäßig gemäß Artikel 6 DSGVO und nach den Grundsätzen von Artikel 6 DSG bearbeitet.

Wir verarbeiten die von Dir eingegebenen Daten sowie ggf. weitere Daten, welche im Laufe des Bewerbungsverfahrens (bspw. im Rahmen von Vorstellungsgesprächen) durch uns erhoben werden, sofern sie für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind, auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) aus der DSGVO in Verbindung mit § 26 Absatz 1 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Die Datenverarbeitung kann auch auf einer Einwilligung beruhen, die Du für einen oder mehrere bestimmte Zwecke im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren gegeben hast. Hierfür kommt Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) aus der DSGVO in Verbindung mit § 26 Absatz 2 BDSG zur Anwendung.

Ausgewählte Datenverarbeitungen basieren auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Das heißt, dass die Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns erforderlich ist.

Wir schalten unsere Anzeigen für offene Stellen auch auf Stellenportalen (bspw. stepstone oder jobs.ch). Die Stellenportale bieten teilweise Möglichkeiten und Funktionen für eine schnellere Bewerbung. Solltest Du diese Stellenportale nutzen, werden uns Deine beim Stellenportal hinterlegten Bewerbendendaten unmittelbar vom Betreiber übermittelt. Diese Übermittlung erfolgt in Verantwortung des Betreibers. Nähere Informationen hierzu findest Du in der Datenschutzerklärung des jeweiligen Stellenportals oder der Stellenanzeige. Sobald wir Deine Daten vom Betreiber des Stellenportals erhalten haben, verarbeiten wir diese anschließend in unserer Verantwortung.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses unterstützen uns auch Personalvermittlungen. Sofern im Bewerbungsprozess Personalvermittlungen involviert sind, werden uns Deine Kontakt- und Bewerbendendaten durch diese weitergeleitet. Nähere Informationen hierzu findest Du in den Datenschutzinformationen der Personalvermittlung, mit der Du zusammenarbeitest.

Im Rahmen einer direkten Bewerbendenansprache auf den dafür vorgesehenen Berufsnetzwerk-Plattformen (bspw. LinkedIn), werden personenbezogene Daten potenzieller Bewerbender durch uns verarbeitet. Die Suche nach geeigneten Personen in Berufsnetzwerken ist für uns eine effektive Methode der Personalgewinnung. Wir haben so die Möglichkeit, passiv suchende Personen zu erreichen, die sonst keine Bewerbung einreichen würden. Es werden ausschließlich öffentlich zugängliche, berufsbezogene Profildaten verarbeitet, die von den Betroffenen selbst zu diesem Zweck bereitgestellt wurden. Die Verarbeitung personenbezogener Daten dient der Suche nach geeigneten Personen und der Kontaktaufnahme. Die Rechte und Freiheiten der Betroffenen werden durch angemessene Maßnahmen (Transparenz, Beschränkung auf berufliche Daten, einfache Widerspruchsmöglichkeit) gewahrt. Die Datenverarbeitung für die Ansprache basiert auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO („berechtigtes Interesse“).

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen Deine personenbezogenen Daten, die diese zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten benötigen. Dies gilt unabhängig vom Eingangskanal Deiner Bewerbung (online, per E-Mail oder in Papierform).

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses unterstützen uns diverse Dienstleister, die uns Lösungen, technische Infrastruktur und Services bereitstellen, die z. B. im Zusammenhang mit dem Betrieb der Bewerbungsplattform und unserer grundlegenden Business-Systeme erforderlich sind. Sie können dabei Zugriff auf Deine personenbezogenen Daten haben. Unsere Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, Daten nur nach Weisung von uns zu verarbeiten und alle erforderlichen Maßnahmen für den Datenschutz und die Datensicherheit zu treffen.

Unter Umständen kann auch eine Weitergabe an zur besonderen Verschwiegenheit verpflichtete Personen wie beispielsweise Rechtsanwälte erfolgen, sofern dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig ist.

Wir arbeiten im Rahmen des Bewerbungsprozesses mit Dienstleistern zusammen, die ihren Hauptsitz in einem Land der Europäischen Union oder den USA haben.

Daten werden nur in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, wenn die EU-Kommission für dieses Land ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt hat oder der Dienstleister sich unter anderem mittels sogenannter Standarddatenschutzklauseln oder Binding Corporate Rules auf ein angemessenes Datenschutzniveau verpflichtet hat. Die Daten werden ausschließlich in der EU, in der Schweiz und in den USA bearbeitet.

Die Speicherung Deiner Daten findet für die Dauer der Bearbeitung Deiner Bewerbung statt, darüber hinaus so lange, bis feststeht, dass keine Rechtsfolgen mehr entstehen können, die einen Nachweis zu Darlegungs- und Beweisgründen für uns erforderlich machen.

Bewerbungsdaten werden von uns nach Mitteilung der Entscheidung in der Regel nach sechs Monaten gelöscht, soweit nicht eine Einwilligung in eine längere Datenspeicherung im Kontext der Nutzung eines Bewerbenden-Accounts vorliegt. Durch Rechtsanhängigkeit und/oder Verjährungsfristen kann sich der Zeitraum verlängern.

Du hast im Zusammenhang mit einer Onlinebewerbung die Möglichkeit, einen persönlichen Bewerbenden-Account („Kandidaten Home“ bzw. „Candidate Home“) anzulegen. Mit einem Bewerbenden-Account kannst Du beispielsweise Deine gespeicherten Daten für Bewerbungen auf verschiedene Stellenausschreibungen nutzen, den Status Deiner Bewerbungen einsehen oder Job-Alerts definieren.

Durch das Anlegen eines Bewerbenden-Accounts stimmst Du der Erfassung, Nutzung und Übertragung Deiner Daten gemäß diesen Datenschutzhinweisen zu. Diese Einwilligung stellt gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitungen dar. Deine Einwilligung betrachten wir für 6 Monate als wirksam und werden Dich vor Ablauf um eine Erneuerung Deiner Einwilligung bitten. Solltest Du keine erneute Einwilligung abgeben, wird Dein Bewerbenden-Account durch uns gelöscht. Du kannst Deine Einwilligung jederzeit widerrufen, unabhängig davon, ob eine aktive Bewerbung vorliegt, ein Job-Alert von Dir geschaltet wurde, oder eine Bewerbung bereits abgelehnt wurde. Du kannst Bewerbungen mit Deinem Bewerbenden-Account jederzeit zurückziehen oder Deinen Bewerbenden-Account selbstständig löschen.

Bewerbungen in Papierform werden in der Personalabteilung der Esri Deutschland GmbH gesichtet und im Fall einer Absage durch uns an Dich zurückgesendet. Sollte Deine Bewerbung für uns von Interesse sein, so übernehmen wir Deine Daten und Unterlagen digital in das System für den Bewerbungsprozess, sofern Du vorher zugestimmt hast. Deine Bewerbung in Papierform wird anschließend durch uns datenschutzkonform vernichtet oder auf Deinen Wunsch hin an Dich zurückgesendet.

Du kannst Deine Betroffenenrechte nach Artikel 15 ff. DSGVO bzw. Artikel 25 ff. DSG bei der Esri Deutschland GmbH oder der Esri Schweiz AG geltend machen. Zur Ausübung Deiner Rechte kontaktiere uns bitte unter info@esri.de oder info@esri.ch.

Deine Betroffenenrechte umfassen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit Deiner personenbezogenen Daten, sofern die Voraussetzungen nach Artikel 15 ff. DSGVO bzw. Artikel 25 ff. DSG vorliegen.

Du hast das Recht, aus Gründen, die sich aus Deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Dich betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz1 Buchstabe f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Sofern die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung beruht, hast Du jederzeit das Recht, die Einwilligung zu widerrufen. Das Recht auf Widerruf Deiner Einwilligung zur Datenverarbeitung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zu Deinem Widerruf erfolgten Datenverarbeitung.

Bei Zweifeln an Deiner Identität haben wir das Recht, weitere Informationen bei Dir anzufordern, um Deine Identität zu überprüfen. Mit dieser Maßnahme möchten wir sicherstellen, dass Deine personenbezogenen Daten nicht an unberechtigte Personen weitergegeben oder auf deren Verlangen hin geändert oder gelöscht werden.

Deine personenbezogenen Daten verarbeiten wir aufgrund der Anfrage sowie unserer Rückmeldung zum Zwecke der Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtung zur Beantwortung Deiner Betroffenenrechtsanfrage (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c) i. V. m. Artikel 12 Absatz 3 DSGVO). Deine personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Dokumentations- und Nachweispflicht für die Dauer von 1 Jahr gespeichert.

Informationen dazu, wie die Esri Deutschland GmbH personenbezogene Daten im Falle von Hinweisen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verarbeitet, findest Du hier: https://hgs.white-sparrow.net/publicweb/MKM.ESRI?lang=de.

Solltest Du der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten durch uns gegen gesetzliche Bestimmungen verstößt, hast Du das Recht, Dich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden.

Du kannst Dich hierfür zum Beispiel an die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes wenden, in dem Du Deinen Wohnsitz oder Arbeitsplatz hast oder an die Behörde desjenigen Bundeslandes, in der die Esri Deutschland GmbH ihren Sitz hat. Eine Auflistung der Landesbehörden findest Du unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html. Die für die Esri Deutschland GmbH zuständige Aufsichtsbehörde ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

In der Schweiz können Verstöße gegen Datenschutzvorschriften beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) angezeigt werden. Eine Anzeige kann online unter https://www.edoeb.admin.ch/de/anzeigeformular-betroffene erfolgen.

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist im Bewerbungsprozess erforderlich. Ohne die Bereitstellung personenbezogener Daten kann keine Bearbeitung Deiner Bewerbung stattfinden.