Den Fahrschein bitte: Mit Smartphone oder Tablet digital die Schülerfahrkarte beantragen

Da der Schultransport in der Grafschaft Bentheim ausschließlich von privaten Busunternehmen durchgeführt wird, bedarf es einer genauen Kostenkalkulation. Der Landkreis ist dafür zuständig, den Busunternehmen alle berechtigten Schülertickets zu erstatten. Schülerinnen und Schüler der ersten bis zehnten Klasse haben Anspruch auf die Übernahme der Transportkosten, solange sie die nächstgelegene Schule besuchen und mindestens zwei Kilometer von dieser Schule entfernt wohnen. Der Abwicklungsprozess, in den viele Beschäftigte involviert sind, ist mit hohem Zeit-, Material- und Personalaufwand verbunden.

Da der Landkreis bereits seit 20 Jahren mit ArcGIS-Technologie arbeitet, soll auf dieser Basis auch dieser Prozess vereinheitlicht und deutlich beschleunigt werden. Das Ziel ist hierbei eindeutig: weg vom Papierantrag - hin zur digitalen Antragstellung.

Kernbestandteil dieses Workflows auf Basis der ArcGIS Enterprise-Plattform ist der Einsatz von ArcGIS Survey123 in Kombination mit Python-Skripten. Die Anwendung bietet die Möglichkeit, über eine einfache Nutzerführung intelligente Formulare zu erstellen. In diesem Projekt wurde der bisherige Papierantrag 1:1 digitalisiert. Das Hosting findet auf einem ArcGIS Enterprise Deployment in der Landkreis-eigenen Infrastruktur statt, um den hohen Sicherheitsanforderungen an die sensiblen Daten gerecht werden zu können. 

Die Auswertung der Anträge übernimmt ein Python-Skript. Schritte, die bisher per Hand ausgeführt wurden und somit viel Zeit in Anspruch genommen haben, werden nun automatisiert verarbeitet. Räumliche Überprüfungen, bspw. ob eine Adresse im zuständigen Schulbezirk liegt, werden hierbei über Funktionalitäten aus dem Esri-eigenen Site-Package Arcpy ermöglicht. Offen zugängliche Site-Packages wie smptlib sind anschließend für die Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern zuständig, indem das Ergebnis der Überprüfung des Antrags per E-Mail verschickt wird. Die Ergebnisse werden zusätzlich über eine Schnittstelle in das Programm TerraSchüler der Firma Terraplan übernommen, mit dem die Fahrkarten bei den zuständigen Unternehmen geordert werden.

• ArcGIS Enterprise
• ArcGIS Survey123
  
• ArcPy

Der Einsatz von ArcGIS Survey123 erleichtert den Bürgerinnen und Bürgern die Antragstellung, verkürzt die Bearbeitungszeiten und erhöht die Transparenz sowie Qualität des Verfahrens. Schülerinnen, Schüler oder deren Erziehungsberechtigte können das digitale Formular zu jeder Zeit, an jedem Ort und auf jedem Endgerät aufrufen und ihren Antrag auf Beförderung von unterwegs absenden. Sofern kein digitales Passbild vorliegt, kann mit dem Smartphone ein Selfie aufgenommen werden.  Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter profitieren von einer automatisierten Auswertung der Ergebnisse über Arcpy.

Was zuvor per Papierversand übermittelt wurde, wird nun per E-Mail versandt. Das Ergebnis enthält zudem Hinweise, warum ein Antrag abgelehnt wurde. Die Ergebnisse werden teilautomatisiert in das Fachprogramm TerraSchüler übernommen, wo die weitere Bearbeitung und die Übermittlung an die Verkehrsunternehmen erfolgt.

Jörg Frister, GIS-Koordinator Landkreis Grafschaft Bentheim

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Der Landkreis Grafschaft Bentheim hat in Zusammenarbeit mit Esri Deutschland eine digitale Prozesskette für die Antragstellung und Bearbeitung einer Schülerfahrkarte erstellt.  Schülerinnen und Schüler können heute über das Bürgerportal des Landkreises Grafschaft Bentheim mit ihrem Endgerät in wenigen Sekunden einen Antrag auf Schülerbeförderung stellen. Innerhalb einer Stunde erhalten die Antragstellerinnen und Antragsteller vollautomatisch einen vorläufigen Bescheid.

Landkreis Grafschaft Bentheim 
Jörg Frister
GIS-Koordinator
Van-Delden-Str. 1-7
48529 Nordhorn

+49 5921 96 1435
www.grafschaft-bentheim.de