CASE STUDY
Automatisiertes Auftragsmanagement: Die Stadt Burgwedel vernetzt sich mit Service-Firmen
Die Aufgabe
Ein Wasserschaden in der Schule, ein umgestürzter Baum auf der Straße oder die Wartung von Straßenverkehrsschildern: Die Stadt Burgwedel sieht sich täglich mit vielen kleinen und größeren Aufgaben konfrontiert. Die Lösung der Probleme verursacht oft einen hohen Aufwand und kostet damit Zeit und Geld. Dazu zählt auch die Kommunikation mit den zuständigen Dienstleistern.
Um diese Workflows zu vereinheitlichen und zu beschleunigen, geht die Stadt Burgwedel neue Wege – weg vom Papier, hin zu Smartphone und Tablet. Durch den Einsatz von ArcGIS Survey123, ArcGIS Online und ArcGIS API for Python von Esri werden interne Workflows effizienter bearbeitet und die Verwaltung mit autorisierten Betrieben digital vernetzt.
Der Kunde
Die Stadt Burgwedel liegt am nordöstlichen Rand der Region Hannover und hat knapp 21.000 Einwohner. Zahlreiche namhafte Unternehmen wie Rossmann sorgen für ein entsprechendes Angebot an Arbeitsplätzen. Das Gemeindegebiet ist zu einem großen Teil noch sehr ländlich strukturiert - und bietet damit vielfältige Erholungsmöglichkeiten.
Die Lösung
Basis der neuen Workflows ist die Technologie von ArcGIS Survey123. Sie bietet die Möglichkeit, individuelle und komplexe digitale Formulare zu erstellen und komfortabel Daten zu erfassen. Damit wurden in einer ersten Phase die bisherigen Prozesse digitalisiert.
In einer zweiten Phase wurde die Automatisierungslogik implementiert. Mit ArcGIS API for Python erfolgte die Vernetzung aller Beteiligten: Verwaltung, Hausmeister und Dienstleister. Geht nun über das neue digitale Formular eine Schadensmeldung ein, so werden automatisch nur die relevanten beteiligten Firmen und Personen per E-Mail informiert.
In einer abschließenden Phase wurden Webkarten erstellt, mit denen alle Beteiligten jederzeit den Stand der Bearbeitung editieren und überwachen können. Hierbei sehen die zuständigen Mitarbeiter*innen über Layer-Sichten nur die Einträge, die für sie jeweils relevant sind.
Das Projekt kann modular ergänzt werden. Nach dem initialen Projektstart sind mittlerweile weitere unterschiedliche Betriebe hinzugekommen, darunter der Schlüsseldienst. Planungen zur Einbindung des Ordnungsamtes laufen bereits.
⠀
Das digitale Formular zur Meldung von Schäden und Mängeln dient als Ausgangspunkt der automatisierten Prozesskette.
Eingesetzte Technologie
⠀
Der Nutzen
Die neuen Workflows sind effizient, transparent und laufen täglich rund um die Uhr auf der zentralen Plattform ArcGIS Online.
Hausverwaltende melden einen Schaden über ArcGIS Survey123 direkt an den im Formular hinterlegten Sachbearbeitenden und die zuständige Firma. Die Benachrichtigung erfolgt zeitnah und automatisiert per E-Mail. Durch verpflichtende Angaben wie der Beschreibung des Schadens sowie Fotos kann das Partner-Unternehmen direkt entsprechende Maßnahmen einleiten. Eine im Formular automatisiert generierte Auftrags-ID in Kombination mit Rahmenverträgen hilft beiden Seiten, einen Überblick zu behalten und die Leistungen abzurechnen. Dienstleister können den Status des Auftrags ändern, so dass die Stadtverwaltung jederzeit den genauen Blick auf die Auftragslage hat.
Ich kann mir ein Arbeiten ohne ArcGIS Survey123 nicht mehr vorstellen, denn damit hat sich der Prozess der Auftragsvergabe an Firmen oder intern an andere Abteilungen enorm beschleunigt und ein hohes Maß an Transparenz geschaffen.
Malte Schubert, Stadt Burgwedel
Zusammenfassung
Esri Deutschland hat in Zusammenarbeit mit der Stadt Burgwedel eine digitale Prozesskette für Meldungen über Schäden in und an Gebäuden der Stadtverwaltung erstellt. Alle zuständigen Personen werden nun zu jeder Zeit und voll automatisiert über ihre jeweiligen Aufgaben und den Bearbeitungsstand informiert.
Als zentrale Plattform dient ArcGIS Online in Kombination mit ArcGIS Survey123, ArcGIS API for Python und ArcGIS Pro.
Kontakt
Stadt Burgwedel
Umweltkoordinator
Malte Schubert
Fuhrberger Str. 4
30938 Burgwedel
+49 5139 8973 108
www.burgwedel.de